home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ BBS in a Box 7 / BBS in a Box - Macintosh - Volume VII (BBS in a Box) (January 1993).iso / Files / Bus / S / ShopkeeperDemo.cpt / Help.SK < prev    next >
Text File  |  1987-05-24  |  40KB  |  1,035 lines

  1. 39
  2. 38
  3. About ShopKeeper    
  4. READ ME -1          
  5. READ ME -2          
  6. READ ME -3          
  7. READ ME -4          
  8. READ ME -5          
  9. READ ME 6-          
  10. ?Cust -BUTTON       
  11. ?Item Button-       
  12. Add Changes-        
  13. Address-            
  14. Adjust.=Adjustment  
  15. Adjust.=Adjustment 2
  16. Balance-            
  17. Bids                
  18. Calc =Calculate     
  19. Cancel -Button-     
  20. Company/Individual Names
  21. Cost/Unit-          
  22. Current Balance-    
  23. Cust.ID.-           
  24. Date-               
  25. Deleting Customers- 
  26. Deleting Inventory Items-
  27. Deleting Invoices
  28. Description-        
  29. Discount-           
  30. Disk Requirements-
  31. Done-               
  32. Errors-             
  33. Floorplan-          
  34. Freight-            
  35. Invoice #-          
  36. Item No.= Item Number
  37. Item No.=Item Number
  38. MFG's #-            
  39. Name of Contact-    
  40. New-                
  41. Next-               
  42. No Print -Button-   
  43. On Account-A/P      
  44. Paid-Print -Button-      
  45. PO -Purch.Orders
  46. Quant.= Quantity    
  47. Retail-             
  48. Returns & Credits   
  49. Ser. No.-           
  50. Ship To-           
  51. Slsmn= Salesman     
  52. Supplier-           
  53. Tax- Sales Tax      
  54. Tax Exempt No.      
  55. Telephone Number-   
  56. M-Cashier's Report  
  57. M-Clear Sales File  
  58. M-Customer File     
  59. M-Customer Labels   
  60. M-Customer List     
  61. M-Daily Sales Report
  62. M-Edit Invent. Desc.
  63. M-Edit Invent. No.  
  64. M-End Of Month      
  65. *EOM Check List*    
  66. M-Find Sales Ticket 
  67. M-Floorplan Report  
  68. M-History           
  69. M-Inventory Report  
  70. M-Mgr. Exit         
  71. M-Paper             
  72. M-Password          
  73. Power Failures      
  74. M-Price Labels      
  75. M-Quit              
  76. M-Sales Ticket      
  77. M-Sort Customer File
  78. Special Orders    
  79. M-Special Order Cost
  80. M-Statements        
  81. M-Supplier Invoice  
  82. ZULU
  83. ~1
  84. About ShopKeeper
  85.  
  86. ShopKeeper is not copy protected.  Make as many copies as you
  87. need for your own use.  We only ask that you use it on one
  88. machine at a time.
  89.  
  90. ShopKeeper© Software
  91.                           Copyright 1984-1987, Mike Nudd
  92.  
  93.  
  94.                              ShopKeeper Software
  95.                                   P.O. Box 38160
  96.                         Tallahassee, FL 32315-8160
  97.                                   904/222-8808
  98. ~2
  99. READ ME -1
  100. This and the next 8 help screens will give you some short
  101. notes about using ShopKeeper.
  102. 1. Sales Ticket is an invoice that you write for the sale of
  103. merchandise or services to one of your customers.
  104. 2. Supplier Invoice is an invoice that you receive from one of
  105. the vendors that sell you something that you keep in inventory.
  106. 3. Clicking the mouse once on the 'Cancel' button will get you
  107. out of just about anything.
  108. 4. Any button with a double border can be pushed either with
  109. the mouse or by just hitting the <Return> key.
  110. ~3
  111. READ ME -2
  112. 5. To avoid slowing down the experienced user ShopKeeper will
  113. accept most information directly from the keyboard.  Just enter
  114. the information (if you know it) and hit the <Tab> key.  For
  115. information you don't remember use the ?Cust and ?Item buttons
  116. to have the computer look it up for you.
  117. 6. At first the movement between the keyboard and the mouse
  118. will feel awkward but you will soon be doing it without even
  119. thinking about it.  There are however a few of places in the
  120. program where you will be forced to use the mouse (such as
  121. buttons on the customer file).  These were put in to make you
  122. stop for a second and think  - thus avoiding errors.
  123. 7. Hitting the <Return> key on widows that have only one box
  124. for you to fill in will cause ShopKeeper to continue.  (Same as
  125. pushing the 'OK' or 'Done' button.)
  126. ~4
  127. READ ME -3
  128. 8. On screens that have a lot of boxes the <Tab> key will move
  129. you one box forward and the <Shift> & <Tab> keys together will
  130. move you one box backward.
  131. 9. The * (asterisk) is reserved for ShopKeeper's own use - don't
  132. use it accept  when  deleting an inventory item, or
  133. marking an item no. to require a serial number
  134. 10. Don't be afraid to go exploring.  The best way to learn any
  135. new program is to make a copy of the data disk and just go try
  136. everything you can think of.  If you are like most Macintosh
  137. owners (myself included) you tend to judge any new program by
  138. how far you can get without having to open the manual.  Try it!
  139. 11. There are some things (such as printing a large inventory
  140. file) that just take some time to do.  ShopKeeper will display
  141. a 'Working Please Wait' window during these procedures.  Most
  142. only take a few seconds, some can take several minutes.
  143. ~5
  144. READ ME -4
  145. 12. There are three inventory numbers (Item No.s)that are
  146. reserved for the use of the program:
  147. Item No.1/A-Used for PAID ON ACCOUNT.
  148.              2/ - Used for entering SPECIAL ORDERS into sales tickets
  149.          (you must add the proper sales category letter)
  150.              3/A- Used for SERVICE CHARGES on overdue accounts.
  151.    ******DO NOT CHANGE THESE ITEM NUMBERS.******
  152. 13. SALES TICKET (or customer invoice) number ONE is used by
  153. the program to represent monthly statements that have been
  154. sent.
  155. 14. Some of the Edit Fields (or BOXES with square corners) will
  156. hold more than they can display.  For example: Shopkeeper will
  157. store the first 10 characters in the serial number field even if
  158. you seem to have typed right out of the box.
  159.  
  160. ~6
  161. READ ME -5
  162.  
  163. 15. The PASSWORD selection under the 'Mgr' menu must be done
  164. before you can edit balances etc. in the 'Customer File'.  None of
  165. the choices under the 'Mgr' menu are accessible until 'Password'
  166. is completed.
  167. 16. The HELP selection is available at almost all points in the
  168. program.  There are certain operations that will force 'Help' to
  169. wait until they are completed.  If you find yourself needing help
  170. at one of these points - hit the Cancel button and back up one
  171. screen.  This will allow you into 'Help'.  Then you can continue.
  172. 17. Once you become comfortable with ShopKeeper (or if you find
  173. yourself in desperate need of disk space) the 'Help.SK' file
  174. can be removed from the disk with no ill effects.
  175. ~7
  176. READ ME 6-
  177.  
  178. 18. ShopKeeper looks for information to fill in or check after you
  179. hit the <Tab> key (as it enters the next field).  If you jump
  180. around the boxes with the mouse it may not fill in information.
  181.  To correct this, just go back to the box and hit <Tab>.
  182.  
  183. 19. After entering a Customer ID or an Item No.-WAIT- it may
  184. take two to four seconds for ShopKeeper to verify the entry and
  185. retrieve the information from the disk.  It will take you a little
  186. while to get the feel of the pace of the program.
  187. ~8
  188. ?Cust -BUTTON
  189.  
  190. Clicking this button will open a window which asks for an initial.
  191. Enter the initial (one letter) and a list of matching customers
  192. will be displayed. Just click on the customer you want and all
  193. information will be automatically filled in on the sales ticket or
  194. Customer ID box. If you put more than one letter in the edit box
  195. ShopKeeper will search every field of the customer file for 
  196. matching entries (use this to find a customer by city or address).
  197. Since selecting the customer with the ?Cust button will replace
  198. the current contents of the customer information on the sales
  199. ticket, this is also the way to correct an unwanted selection
  200. with the correct entry.
  201. ~9
  202. ?Item Button-
  203. Used when you don't know the item number.  A box will
  204. appear into which you enter some part of the item's description
  205. that you know must be in the file.  If you choose the 'Search
  206. Entire File' button it will search all fields not just Description.
  207. Example:  You are trying to find the book 'Multiplan Made Easy.'
  208. You could give the description 'Easy' or 'Multiplan' or just 'plan'.
  209. ShopKeeper will go and search the entire inventory for any
  210. matching item descriptions then give you a list.  Just click on the
  211. box appearing to the left of the proper item and it will be
  212. automatically filled into the row that you selected last.
  213. Note:
  214. Since the selected item will fill in the row that you last selected,
  215. it is also the method of replacing an incorrect entry previously
  216. made.  If you do not want any rows replaced, make sure the
  217. cursor is not on any row you wish to keep.
  218. ~10
  219. Add Changes-
  220.  
  221. This button will save any changes made to existing or new
  222. customers and while editing the inventory file.  On screens that
  223. have this button you must click on the button to save your
  224. changes to the disk.  If you don't use the 'Add Changes' button
  225. everything will be as it was before you started making changes.
  226. ~11
  227. Address-
  228.  
  229. Example:
  230.               John Smith
  231.               123 E. Main
  232.               Midtown, KS 99999
  233. Always make sure that city state and zip code are all on
  234. the same line.
  235.  
  236. Note: Changing any character of the address on the Sales Ticket
  237. will cause ShopKeeper to assume that you are entering a 'Ship To'
  238. address.  Both the address contained in the customer file (Bill To)
  239. and the 'Ship To' address will be printed on the Sales Ticket.
  240. ~12
  241. Adjust.=Adjustment
  242. This represents the amount of discount off of retail.  It may be
  243. filled in 4 different ways.
  244.      1.  Type in a number and the percent sign (%).
  245.      2.  Type in a dollar amount (No $ sign).
  246.      3.  Use the discount code table;
  247.                  ie) A =5%  B =10%  C =15%  D = 20%  E = 25%
  248.                       Y =Actual Cost  Z = Cost divided by .875.
  249.      4. Cost Plus a percentage is handled by typing in a number
  250.          followed by the'+' sign.
  251.          Example: to charge cost plus 15% enter '15+'.
  252. Legal Discount Entries:   12.3%, 12.50, A, 23.8+
  253. Illegal Discount Entries:  $12.50,  letters F thru X, %12.3, +15
  254.                    <MORE>
  255. ~13
  256. Adjust.=Adjustment 2
  257.  
  258. Adjustments aren't shown until the Calc Button is pushed.  The
  259. customer's  Cost = Quantity * (Retail - Adjustment).
  260.  
  261. *NOTE-When using the item number 2/ (SPECIAL ORDER), the
  262. system doesn't have the actual cost; for report purposes it will
  263. estimate the cost which will have to be corrected later.  Very
  264. few, if any,items should have to go through the system as
  265. item number 2/.
  266. ~14
  267. Balance-
  268.  
  269. This is the amount that has not been paid (or in the case of a
  270. negative number the amount of credit) to be applied to a
  271. customer's account.
  272. The Balance must be zero if the customer has not been set up in
  273. the customer file or if the customer is CASH.
  274.  
  275. Balance Last Statement-
  276.  
  277. This will show you how much the customer owed the last time
  278. that statements were run.  If it is a new customer a zero balance
  279. will be present until after the first statement is run.
  280. NOTE-You may only enter something into this field when first
  281. setting up the customer.
  282. ~15
  283. Bids
  284.  
  285. There is a 'Bid' button on the 'Sales Ticket' window.  It is there
  286. to allow you to prepare and print a bid or estimate using the 
  287. information in your customer and inventory files.  Prepare a bid
  288. as if it were an actual 'Sales Ticket' changing discounts
  289. ('Adjust.') and experiment with different combinations then print
  290. out an estimate by clicking on the 'Bid' button.  ShopKeeper will
  291. handle it just like a 'Sales Ticket' except that it will not
  292. change your sales or inventory files.
  293.  
  294. Like an invoice a bid may be retrieved at a later date by using
  295. the 'Find Sales TIcket' selection.
  296. ~16
  297. Calc =Calculate
  298.  
  299. This button causes the entire screen to be recomputed and does
  300. error checking.
  301.  
  302. *NOTE-Always do Calc and check the completed
  303. screen before pushing the Print or No Print Button.
  304. ~17
  305. Cancel -Button-
  306.  
  307. This wipes out everything on that window; nothing is
  308. saved and nothing is recorded.  It will then take you back to to
  309. the main menu.
  310.  
  311. When in doubt 'Cancel' out.  Cancel gets you out of just about
  312. anything.
  313. ~18
  314. Company/Individual Name-
  315.  
  316. This is used to put in the person's or company's entire
  317. name such as John Smith or Brown's Electronics, Inc.  Type it in
  318. exactly as you want it to appear on Sales Tickets, Statements,
  319. etc.
  320.             *Only the first 30 characters will be stored.*
  321. ~19
  322. Cost/Unit-
  323.  
  324. This is the price that the supplier charges you for each
  325. separate item on the invoice.  Make sure that the unit used in the
  326. Quantity field is the same as you are using for the cost.
  327. Example:  If you buy 2 cases of floppy disks (in cases of twelve
  328. boxes of disks) for $180/case but you want them in your
  329. inventory by the box then the Quant. field should have 24 and
  330. the cost/unit field should have $15.
  331. ~20
  332. Current Balance-
  333.  
  334. This tells you how much the customer owes at that
  335. particular moment in time.  ShopKeeper will keep this balance
  336. up to date as long as you enter all transactions that affect that
  337. person's account into the computer.
  338.  
  339. NOTE-You may only enter something in this field when first
  340. setting up the customer.
  341. ~21
  342. Cust.ID.-
  343.  
  344. This is filled in by ?Cust Button. or if you know the CustID for
  345. this customer just type it in the CustID box and hit the <Tab>
  346. key.
  347.  
  348. Customer IDentification- May be a number (up to 9 digits long)
  349. or it may be up to 10 alphabetical characters.
  350. Example: If the customer's name is John's Auto Parts the easiest
  351. CustID for everyone to remember would be something like
  352. 'JOHNSAUTO'.  Just be consistent in creating new CustID's.  If you
  353. are not going to put in spaces and punctuation marks then make
  354. sure everyone does it the same way.
  355. ~22
  356. Date-
  357.  
  358. This is automatically generated by the computer but may
  359. be changed on Sales Tickets and Supplier Invoices.  It cannot
  360. be changed on Statements or Reports.
  361.  
  362. Last Payment or '/D'-
  363.  The date the customer last made a payment on his account or a
  364.  '/D' (for delete) if you want to make the customer inactive.
  365.  
  366. ~23
  367. Deleting Customers-
  368.   In the Customer File in the box 'Last Payment or '/D' ' is normally
  369. the date of the customer's last payment on the account.  If you
  370. put '/D' in this edit field it marks the customer to be automatically
  371. deleted as soon as they have no more active invoices.
  372.  
  373.   The 'Store Old Data' under the 'Mgr' menu will present a box which
  374. allows you to have any customer which no longer has any invoices
  375. active in the invoice (A/R_File.SK) file automatically added to a
  376. file called Customer.Old on the Old Data disk.  It will look at each
  377. customer for the '/D' and, if present, check to see if it should be
  378. moved from active (.SK) to inactive (.Old) customer files.
  379.  
  380. ~24
  381. Deleting Inventory Items-
  382.  
  383. To delete an inventory item, put an '*' in both 'Description' and
  384. 'Retail'.  Save your changes and then go on.  The next time the
  385. system starts up and a new item is entered on Supplier Invoice, the
  386. space will be reused before the system starts adding records to
  387. the end of the file.
  388.  Note: ShopKeeper will not delete an inventory item unless the
  389.  balance on hand is zero.
  390. ~25
  391. Deleting Invoices-
  392.   Any invoice may be deleted from appearing on the customers
  393. statement by choosing 'Find Sales Ticket' from the 'Sales' menu,
  394. then pushing the 'Delete' button when the ticket appears.  This
  395. will actually create a complete set of reversing entries in your
  396. files. The ticket number on the deleted invoice will be changed
  397. to '1D/'+the last 3 characters of the sales ticket number. The 
  398. reversing entries will be preceded by a '1C/' in your files.
  399. Note-if an invoice has already been billed to the customer on a
  400. statement then the next statement will show the credits.  If it
  401. has not gone on a statement it will be ignored completely.  If the
  402. invoice had cash paid on it SK will assume the cash payment was
  403. real and apply it to other unpaid invoices.  To remove the cash you
  404. must make a new sales ticket and enter a negative amount for
  405. paid on account.
  406. ~26
  407. Description-
  408.  
  409. This is automatically filled in if you use an existing
  410. item number.  If you don't have the correct item number
  411. or if it is an item never entered before you must type
  412. in the name of the product.
  413.  
  414. When entering a description of a new item keep in mind that the
  415. inventory is sorted on this field. To keep items of the same kind
  416. together on the printed inventory describe them with the common
  417. part of the description first. Example if you are entering a blue
  418. dress and a red dress enter them as 'dress red' and 'dress blue'.
  419.  
  420. (MAXIMUM OF 25 CHARACTERS)
  421. ~27
  422. Discount-Enter the dollar amount or percentage taken off of your cost
  423. by the supplier (on Supplier Invoice window).
  424.  
  425. Discount Level-This is an optional entry in the Customer File.  You
  426. can enter one of the choices that are explained under the 
  427. Help- 'Adjustments' or you can use it to store some other
  428. information about the customer.
  429.  
  430. Discounts are not automatically applied to any Sales Ticket for a
  431. customer unless the last character of the discount is an '*'.
  432. ex. 10%* (automatic 10% discount from retail)
  433.     12.5+* (automatic cost plus 12.5%)
  434. ~28
  435. Disk Requirements
  436. ShopKeeper expects all data files to be on the same disk volume.
  437. To approximate how much disk space you will need use the
  438. following formulas.  Add up the totals then add 15% for a safety
  439. net.    ['*' means multiplied by (same as 'x')]
  440. 1.number of customers * 260 bytes
  441. 2.number of inventory items * 110 bytes
  442. 3.number of individual items that require serial numbers be
  443. stored {floorplanned or consignment items} * 95 bytes
  444. 4.number of Sales Tickets (customer invoices) to be kept active
  445. {average of 200 invoices active for 3 month =600} * 80 bytes
  446. 5.average number of items per Sales Ticket*135* (#4 above)
  447. {ex. 3 items per ticket *600 tickets active*135 bytes=243K}
  448. 6.number of invoices received per month* 60 bytes
  449. 7.average no. of items received per invoice*(#5 above)*70 bytes
  450. * A $100,000/mo. computer store should require about 390K
  451. to keep 90 days active*
  452. ~29
  453. Done-
  454.  
  455. This button means the same as an 'OK' button.  You have finished
  456. making changes in this window and are ready to continue.
  457. ~30
  458. Errors-
  459. Should a disk error occur make sure that you shut down and 
  460. eject the disk before trying again.  This insures that all the
  461. files were properly closed. 
  462.  
  463. If the error occurs again try a different copy of ShopKeeper.
  464. Strange characters indicate an empty file.
  465.  
  466. THE MOST COMMON ERROR IS - OUT OF DISK SPACE - CHECK 
  467. THAT FIRST.  YOU SHOULD HAVE EMPTY DISK SPACE ON
  468. YOUR DATA DISK EQUAL TO THE SIZE OF YOUR LARGEST
  469. FILE FOR SK TO WORK PROPERLY.
  470. ~31
  471. Floorplan-
  472.  
  473. This is the name of the finance company the
  474. merchandise was purchased through.  An example of this
  475. would be ITT Commercial Credit.  When this field is
  476. filled in you will get a small window asking for
  477. floorplan payment information.  Fill in the date box,
  478. then click the 'All Due on Date' button.
  479. (The use of floorplan/consignment is optional.  It will
  480. be ignored if none of the inventory items has an '*' as
  481. the second character from the right end.)
  482. Example:  Item No. 23*H would mean that a serial number is
  483. expected for this item.
  484. ~32
  485. Freight-
  486.  
  487. This has to be manually entered and represents the amount of
  488. freight charges you paid (Supplier Invoice) or you are charging
  489. your customer (Sales Ticket).
  490.  
  491. As with any box in ShopKeeper do not enter any dollar signs.
  492. ~33
  493. Invoice #-
  494.  
  495. Invoice or Sales Ticket Number.  This is automatically
  496. generated by the computer but may be changed by the user to
  497. any 6 characters or 5 numbers.
  498.  
  499. Note: Each Invoice# should be unique.  Meaning there should not
  500. be more than one with the same number or code.
  501.  
  502. The 'Find Sales Ticket' menu choice under the 'Sales' menu will
  503. find only the newest Sales Ticket still stored in the file
  504. (A/R_File.SK) with the same Invoice# you requested.
  505. ~34
  506. Item No.= Item Number
  507. The Number assigned to an item in the inventory.
  508. This consists of three parts.  Example:  345E*S or JK45/F.
  509. 1. Your Code-This is the first 1 to 10 characters.  May be 
  510. numbers or characters. Then add either an '*', a '/' or an '@'.
  511. 2.  Product Category-This is a letter which is the last character
  512. in the item number (Sales breakdown of categories-
  513. ie; H=hardware, P=programs, and S=supplies.)
  514. 3.  If the item requires a serial number (or is being financed
  515. on a floorplan basis or is a consignment item) an asterisk(*) will
  516. be between the number and the last character of the item
  517. number, otherwise use a '/'.
  518. 4.  If the item requires a serial number and it is from a
  519. supplier in your floorplan or consignment list you will be given a
  520. list of serial numbers on hand from which to select the proper
  521. serial number.
  522.                <MORE>
  523. ~35
  524. Item No.=Item Number 2
  525. 5.  If the item is on file in the inventory, the description and
  526. retail are filled in automatically.
  527. 6. When entering anything that requires an item number,
  528. only the part before the '*' or '/' is needed for the system to
  529. look up the rest of the information.
  530. 7.  In all systems, the number 1/ is reserved for Paid on
  531. Accounts, the number 2/ is reserved for Special Orders
  532. (entering items not in the inventory file), and the number 3/ is
  533. reserved for interest (service charges) to a customer's account
  534.         *NOTE-When using the number 2/, it comes up as '2/'; you
  535. must add a sales category letter to fit the item you are selling.
  536. 8. Other item numbers can be reserved and defined
  537. for other purposes specific to your business-ie; you could use the
  538. numbers 4-10 for keeping track of other expenses or 4/ could be
  539. hourly labor charges.
  540. ~36
  541. MFG's #-
  542. This is the part number or inventory number assigned by
  543. the manufacturer.  (This field is optional and does not
  544. have to be filled in.) It may also be used for storing 
  545. some other information on the item that you want stored
  546. in the inventory file.
  547.  
  548. MFG.-
  549. This is the name of the company who made the items.  It
  550. is not always the same as the supplier.  (This field is
  551. optional and doesn't have to be filled in.)
  552. When a company has no Floorplanning. All occurrences of
  553. spaces for serial number will automatically be replaced
  554. with MGF.
  555. ~37
  556. Name of Contact-
  557.  
  558. This is used for your convenience.  The name that goes in
  559. this field  is the person you would contact in the company
  560. if you needed to talk to them about their account or get a hold of
  561. them to tell them of an upcoming event.
  562. ~38
  563. New-
  564.  
  565. This will save the records and then generate a new
  566. blank window  to work on.
  567. ~39
  568. Next-
  569.  
  570. This will bring up the customer file (or other record) immediately
  571. following the current record.
  572. ~40
  573. No Print -Button-
  574.  
  575. This recomputes the screen and saves to the disk but
  576. does not print an invoice.  When it is done saving the material to
  577. the disk the computer will generate a new sales ticket screen.  If
  578. you don't need a new one just Cancel at that point and go back to
  579. the main menu.
  580.  
  581. Used primarily to enter a hand written sales ticket into
  582. ShopKeeper without having to print a customer invoice each time.
  583. ~41
  584. On Account-A/P
  585.  
  586. This tells you that it was charged to your existing
  587. account with that supplier.
  588. ~42
  589. Paid-
  590. On the Supplier Invoice window.
  591. When this button is pushed, the edit field to the right is
  592. highlighted in black with the words 'Cash or Ck No.'  You
  593. must type in either the word Cash or a check number (just the
  594. number-it will only store 5 characters) to complete the window.
  595.  
  596. Paid Cash-on the Sales Ticket window
  597. This is the actual amount of cash collected.
  598.  
  599. *NOTE-Balance = Total - Cash Paid.  If the Customer
  600. ID is Cash, you cannot leave the screen until the
  601. Balance is $0.00.
  602.  
  603. Print -Button-
  604. This recomputes the screen, prints an invoice and saves
  605. all information to disk files.
  606. ~43
  607. PO -Purch.Orders
  608.   To use ShopKeeper to prepare and store purchase order
  609. information.
  610. 1. Set up each vendor as if they were a customer in the 
  611. 'Customer File'.
  612. 2. Use 'Sales Ticket' and fill it out as if it were a 
  613. purchase order. 
  614. 3. When done push the 'PO' button. A purchase order will
  615. be printed, the information will be recorded in the sales
  616. files, and inventory will not be changed.
  617.     You may recall any purchase order with 'Find Sales Ticket'
  618. and the customer history of the vendor will allow you to 
  619. review what has been ordered.  This function is informational
  620. only! PO will not effect the inventory or purchases and, since
  621. the vendor will always have a zero balance, no statement will
  622. be printed. (All PO's will have a sales ticket no. starting
  623. with '1P/'.
  624. ~44
  625. Quant.= Quantity
  626. This is how many of each item was purchased or sold.  The
  627. system will accept any number less than 9999.
  628.  
  629.    *Note-This also includes negative numbers for 
  630.     merchandise being.returned. A '-1' in the quantity plus
  631.     correct item number will pull item description and 
  632.     retail from the inventory file and will add back the 
  633.     merchandise being returned into the inventory  This is the
  634.     BEST way to handle merchandise returns.
  635.  
  636. Quantity may also refer to hours.  Caution: it deals with
  637. everything in terms of decimals. (2.50 would be two and 1/2
  638. hours not two hours and fifty minutes.)
  639. ~45
  640. Retail-
  641.  
  642. Your suggested selling price.
  643.  
  644. This is automatically filled in by the system if you have
  645. an existing item number.  If it is a new inventory item or a
  646. Special Order you must enter the retail selling price.
  647. ~46
  648. Returns & Credits
  649.  
  650. Handle a return for credit or for a refund just like it was any
  651. other Sales Ticket.
  652. The only difference is that the Quant. (quantity) will
  653. be a negative number (ex. -2) and if they want a cash refund the
  654. Cash Paid will also be a negative number.
  655. ~47
  656. Ser. No.-
  657. This is the serial number off of major pieces of
  658. merchandise.  If the item number requires a serial
  659. number (indicated by an asterisk [*] in the item no.) you must fill
  660. in this edit field.  If you are receiving more than one piece that
  661. needs a serial number a window will appear.
  662. 1.  The first edit field will have the number you
  663. just typed in on the supplier invoice.
  664. 2.  Push the 'Next' button to get to a blank field
  665. to fill in the next serial number.  Continue to
  666. do this until you have as many serial numbers
  667. as you do pieces of merchandise.
  668. 3.  The 'prev.' button is to look at the serial
  669. number just before the one you see now.
  670. 4.  After you have entered all the serial numbers
  671. push the 'Done' button and continue.
  672. ~48
  673. Ship To
  674.  
  675. When the information on the customer is filled into the name
  676. and address fields on the Sales Ticket the information is taken
  677. from the Customer.SK file.  This file contains the billing
  678. information.  Your sales ticket will be correct if you are
  679. shipping to and billing to the same address.  If the shipping
  680. address is not to be the same as the billing address go back and
  681. change the address under 'Ship To' on the Sales Ticket.
  682. ~49
  683. Slsmn= Salesman
  684.  
  685. This can be up to three characters; either the salesman's initials
  686. or a salesman number.(1-99).  Again, just be consistent. The
  687. salesman report will consider salesman JV to be a different
  688. person than salesman JHV.
  689. ~50
  690. Supplier-
  691.  
  692. This is the name of the company or wholesaler from
  693. which you purchased the merchandise (vendor).
  694. ~51
  695. Tax- Sales Tax
  696.  
  697. This is automatically figured by the computer for Sales Tickets
  698. but must be entered on Supplier Invoices.
  699.  
  700. The sales tax figure for your area is entered originally when the
  701. system is set up using the New Company program.
  702. ~52
  703. Tax Exempt No.
  704.  
  705. -This is used to tell the computer that this customer is
  706. not to be charged sales tax.  The field can be filled in with
  707. anything but an '*' (asterisk) or left blank.  This means that
  708. you can use any dummy information and the program
  709. will automatically know not to charge sales tax.  An example
  710. would be to just fill the field with a string of x's.(XXXXXXXX)
  711. until you get the correct tax exempt number from the customer
  712. or to enter the State for an out of state customer.
  713. ~53
  714. Telephone Number-
  715.  
  716. This should be the number at which the person can be
  717. most easily reached; be it home or office.
  718.   Enter as 904/222-8808
  719.  
  720. Total-
  721.  
  722. This is the amount on the bottom of the Supplier Invoice that you
  723. must type in.  If it doesn't match the computed total at
  724. the top of the screen you cannot exit until it does.
  725. ~54
  726. M-Cashier's Report
  727.  
  728. This is a report that can be run after a shift change at the cash
  729. drawer.  It will give you a complete list of all sales tickets, how
  730. much cash was taken in, and how much was charged on account.
  731. This is the equivalent of an 'X' reading on a cash register which
  732. allows you to read the register without clearing the totals for the
  733. day.
  734.  
  735. The 'Clear Sales File' menu choice under the Mgr menu is the
  736. equivalent of a cash register's 'Z' reading which also clears the
  737. daily totals.
  738. ~55
  739. M-Clear Sales File
  740.  
  741. Daily print out of each invoice and item sold: a summary by
  742. salesman, and by sales category as well as a cashiers report.
  743.  
  744. The equivalent of a 'Z' reading on a cash register.
  745. This should be done on a daily basis.
  746. ~56
  747. M-Customer File
  748. This lets you set up new customers in the accounts receivable
  749. file or edit information on existing customers.
  750. To enter a new customer - Make up a new Customer ID (or
  751. customer number) then hit <Return>.  ShopKeeper will go and
  752. check that this Customer ID is not already in use.  If it is not in
  753. use, you will get a window saying 'This Customer is Not on File'
  754. click on the 'OK' button then continue entering information for the
  755. new customer.  When done click on the 'Add Changes' button and
  756. the information will be recorded. Click on the 'Cancel' button to
  757. return to the 'Make Selection' window.
  758. To edit existing customer's information - Enter Customer ID or
  759. use the '? Cust' button. and the customer's information will be
  760. brought to the window.  Make any changes then save them with
  761. the 'Add Changes' button.
  762. Information on each box in the customer file can be found in
  763. 'Help'.
  764. ~57
  765. M-Customer Labels
  766.  
  767. This prints out mailing labels for everyone in your customer file.
  768.  
  769. Note: It is set up for one across  3.5 x 11/16 inch mailing labels.
  770. ~58
  771. M-Customer List
  772.  
  773. The computer will print a list of all the customers in the file.
  774. This list will not contain any information except name,
  775. address, and telephone number.
  776. ~59
  777. M-Daily Sales Report
  778.  
  779. It gives you a breakdown of every item sold.  It also gives the
  780. total amount of sales by sales category and by salesman.
  781. When you choose this report the computer automatically
  782. prints a sales report but does not clear the day.  To clear
  783. the day the manager must run a 'Clear Sales File.'
  784. ~60
  785. M-Edit Invent. Desc.
  786.  
  787. This is any part of the 25 character description field without
  788. commas or quotes.  The computer will search the inventory and
  789. generate a list of all the items that contain what you have
  790. entered in the description field.  Just click on the box next to
  791. the item you want to change and a window will appear on the right
  792. side of the screen with the information about that certain item.
  793. Same as (see using the '? Item' button.)
  794. ~61
  795. M-Edit Invent. No.
  796.  
  797. When you type in the inventory number, the computer takes
  798. you directly to that item for editing.
  799. ~62
  800. M-End Of Month
  801. Generates summaries or complete details of all transactions
  802. since the last time the EOM was closed.  If you have been running
  803. 'Clear Sales File' on a regular basis you will only need to run
  804. summaries.  'Close Month' will do the following: run a 'Clear Sales
  805. File'; summarize sales by both sales category and by
  806. salesman; summarize the inventory by sales category; summarize
  807. the purchases by sales category; print out a detail of the
  808. purchases for the month and start a new purchases file; total the
  809. 'current balance' in the customer files; and mark on the disk all
  810. transactions that have been posted (with the letter 'M').
  811. ~63
  812. *EOM Check List*
  813.  
  814. Recommended sequence:  End Of Month
  815. 1. Make sure all purchases have been entered.
  816. 2. Run 'Special Order Cost'
  817. 3. Take your physical inventory and make the necessary
  818. adjustments to the inventory file;
  819. 4. Run Clear Sales File;
  820. 5. Run EOM but do not close;
  821. 6. Carefully examine reports from 4 and 5 for errors that you
  822. want to correct before the closing;
  823. 7. Make corrections (if any);
  824. 8. Run EOM close.
  825. 9. Running EOM Close will automatically run 'Store Old Data'.
  826.      so make sure you have a blank initialized disk on hand
  827.      before closing the month.
  828. ~64
  829. M-Find Sales Ticket
  830.  
  831. This is used to look up an old Sales Ticket (customer invoice)
  832. from a previous sale.
  833.     1)  Fill in the box with the number of the Sales Ticket.
  834.     2)  The computer will reconstruct the ticket and will also
  835.         allow you to print a copy of it.  (If you don't know the
  836.     Sales Ticket number, you can print a Customer History and
  837.     find it that way.)
  838. ~65
  839. M-Floorplan Report
  840.  
  841. Produces a report for the manager of what items on floorplan
  842. or consignment have been sold as well as a list of items that are
  843. due to be paid because they have been in stock long enough for
  844. the invoices to become due.
  845. ~66
  846. M-History
  847.  
  848. Allows you to prepare a customer history report either on the
  849. printer or on the screen.  Print History sends the output to the
  850. printer while Screen History sends the same report to the screen.
  851.  
  852. If a customer should have a question about their statement you
  853. can get a detailed list of invoices, service charges, and
  854. statements send using this feature.  Then call up and print a copy
  855. of any invoice using the 'Find Sales Ticket' selection under the
  856. 'Sales' Menu.  Just note the invoice no. that you will need before
  857. closing the Screen History report.  (Note: Screen History is the
  858. only window in ShopKeeper that you close by clicking on the little
  859. 'go-away' box in the upper left hand corner of the window- same as
  860. Cancel.)
  861. ~67
  862. M-Inventory Report
  863.  
  864. This will print a complete list of your inventory (with or
  865. without the items with a zero balance on hand).  The report will
  866. be sorted and subtotaled by sales category.  Within each sales
  867. category the information will be sorted on the description field.
  868.  
  869. The Inventory Report may be run at any time and does not
  870. affect any totals by running it.  So, if you need a printed report 
  871. to write down your physical inventory as you are taking it, go
  872. ahead and print one out before you begin.
  873. ~68
  874. M-Mgr. Exit
  875.  
  876. This makes all the choices under the Mgr menu unavailable until
  877. the Password is used again.
  878. ~69
  879. M-Paper
  880.  
  881. Allows you to choose to print your Sales Tickets and Statements
  882. on standard preprinted forms (with or without your name and
  883. address imprinted on them).  Just remember that you must
  884. change to regular 9 1/5 x 11 in. continuous paper for all reports.
  885.  
  886. To align preprinted forms on printer merely place them down as
  887. far as you can get them while still holding the top of the form
  888. in place with the Imagewriter's paper guide rollers.  A little bit
  889. of practice will let you align them perfectly every time without
  890. loosing the first form every time you change paper.
  891.  
  892.  Preprinted forms use NEBS #9051 or equivalent.
  893. ~70
  894. M-Password
  895.  
  896. This is an optional protection system for the other items under
  897. the Mgr. Menu.  This can make those choices inaccessible to
  898. unauthorized persons.
  899. The financial information in the Customer File is also inaccessible
  900. until the Password is turned on.
  901.  
  902. IF NO PASSWORD IS USED ENTER <Backspace> key when asked
  903. for a password.  Sample files uses "SK" as the password.
  904. ~71
  905. Power Failures
  906.  
  907. The ShopKeeper program records every transaction to disk as
  908. soon as it is possible to do so.  You will notice that when
  909. finishing every window it will take a few seconds while the program
  910. does its filing.  This short delay is your insurance against a major
  911. loss of data.  If you loose power while ShopKeeper is running, the
  912. most you should loose will probably be just the information on
  913. the window at the time of the interruption.  Just restart
  914. ShopKeeper, check the last few items you were working on, and
  915. continue.
  916.  
  917. For the very rare occurrence where there seems to be a
  918. problem with one of your files, don't panic.  They may be
  919. recovered with a word processing program.  See ShopKeeper
  920. reference manual for instructions.
  921. ~72
  922. M-Price Labels
  923. This is used to print the price labels of the items you just entered
  924. through Supplier Invoice or to make a new label for an old item.
  925. It is currently set up to use standard mailing labels (one across
  926. 3.5x11/16 in.).  You do not have to use this function.  The
  927. information for the labels will accumulate in the 'LabelFile.SK' file
  928. on the disk until you are ready to print them.  Remember that
  929. ShopKeeper waits until you have put labels into the printer and
  930. then will print all the labels that have accumulated in the
  931. 'LabelFile.SK' file.  Even if you have just requested that one label
  932. be printed, if there are other labels to be printed in the file they
  933. will be printed now.  If you are not using this function just throw
  934. the 'LabelFile.SK'. file into the trash occasionally to free disk
  935. space and make sure the 'Make Labels' button is not on in the
  936. Supplier Invoice window.
  937. ~73
  938. M-Quit
  939.  
  940. This lets you close down at the end of the day in an orderly
  941. fashion and is the proper way to shut down at night.  Using 'Quit'
  942. the computer will do some housekeeping Customer file and
  943. properly close all the files.  You do not have to run 'Clear Sales
  944. File' before shutting down.  The computer will remind you to
  945. make a backup copy then return you to the 'Finder'.
  946.  
  947. Your time is worth much more than the cost of an extra disk.
  948. COPY THE ENTIRE DATA DISK TO A BACKUP COPY AT LEAST ONCE
  949. DAILY.  If you are using a hard disk, copy all the files that end
  950. in  .SK   to floppy disks.
  951. ~74
  952. M-Sales Ticket
  953. This is used to record a sale of merchandise for cash or to be
  954. charged to a customer's account.  It is also used to record
  955. payments to customer's accounts and the return of merchandise.
  956. The 'Print' button will generate a printed invoice and return
  957. you to a new blank Sales Ticket window.  The 'No Print'
  958. button is used for entering batches of hand written Sales Tickets.
  959. It will not print a new invoice and will return you to a new,
  960. blank Sales Ticket window.  To exit use the 'Cancel' button when a
  961. new window appears.
  962. *Notes: The <Tab> key will move you one field to the right and
  963. the <Shift><Tab> keys will move you one space to the left.
  964. The 'Calc' button means recalculate the Sales Ticket.  It may be
  965. done at any time and as many times as you want until
  966. everything is the way you want it.   ALWAYS do a 'Calc' at least
  967. once before using the 'Print' or 'No Print' button.
  968. ~75
  969. M-Sort Customer File
  970.  
  971. This will go through and alphabetize all the Customer ID's in
  972. the customer file and remove any customers marked for deletion.
  973.  
  974. Nothing is printed out with this choice.
  975.  
  976. Note: This choice writes a new sorted copy of the customer
  977. file to the disk.  You must have at least as much free disk space
  978. as the size of the current 'Customer.SK' file before starting this
  979. procedure.
  980. ~76
  981. Special Order
  982.  
  983. Is used for those times when one of your customers comes in
  984. and wants something that is either not in stock or you don't
  985. normally carry.  Fill out a Sales Ticket using Item No. '2/'
  986. then use the 'P.O.' button.  This will print a purchase order
  987. and enter the information into the customer's history.
  988.  
  989. ~77
  990. M-Special Order Cost
  991.      To insure maximum flexibility ShopKeeper will let you sell
  992. something that is not in your inventory file by assigning the
  993. ItemNo as 2/.  Since ShopKeeper has no idea of the true cost of
  994. this item it will estimate it.  To get the true cost into the system
  995. you should run 'Special Order Cost' at least once a month before
  996. closing the month.     This selection reviews the sales file for any
  997. ItemNo 2/ that has not had a true cost entered for it and lets you
  998. correct the cost (or to tell the system what it's true Item No.
  999. should be).
  1000.  
  1001. Note: You can only do Special Order Cost once on each item that
  1002. ShopKeeper needs a price for.  Once an item  is screened it is
  1003. marked and will not be screened again.  If you make no changes
  1004. the program assumes that you wish to PERMANENTLY retain the
  1005. estimated cost as the actual cost.
  1006. ~78
  1007. M-Statements
  1008. This allows you to print out all your statements or just one in
  1009. particular.  Any or all statements may be run at any time.
  1010. 1)  All Statements automatically starts the printer and prints
  1011. statements for all customers who have a balance that is not
  1012. zero and for any customer that had transactions in their account
  1013. since the last statements were sent (even though the final
  1014. balance may be zero).  When the statements are printed any
  1015. service charges (interest on unpaid balances) is computed and
  1016. billed.  All you do is wait.
  1017. 2)  One Statement will ask you for a customer ID and then
  1018. ShopKeeper does the rest.
  1019. ~79
  1020. M-Supplier Invoice
  1021. This is used to record any merchandise coming in as inventory
  1022. (merchandise received).  It was designed to look exactly like
  1023. most invoices you will receive from your vendors.  Just copy the
  1024. information from the vendor's invoice to this form.  The only
  1025. thing that will not be on the paper in front of you is the Item No.
  1026. (this refers to YOUR inventory Item No., not the vendor's.  If you
  1027. don't know your Item No use the '? Item' button to find it.
  1028. Using an 'N' where it asks for the Item No will automatically
  1029. generate a new Item Number and enter the new item's
  1030. information into your inventory file.   See- '? Item'.
  1031.      *Note: If there are more than ten items on the invoice, you
  1032.        must give the computer a false total to match the computed
  1033.        total in order to continue on to the next window.
  1034. ~80
  1035. ZULU